إجراءات التحكم في الوثائق وفق ISO

مدخل إلى التحكم في الوثائق

• تعريف التحكم في الوثائق وأهدافه.

• أهمية إدارة الوثائق في تطبيق نظم الجودة.

• المخاطر المرتبطة بسوء إدارة الوثائق.

المعايير الدولية ISO للوثائق

• التعريف بمعايير ISO ذات الصلة.

• متطلبات الامتثال لإجراءات الوثائق.

• دور ISO في تحسين فعالية إدارة الوثائق.

إنشاء وتنظيم الوثائق

• وضع سياسات وإجراءات موحدة للوثائق.

• تنظيم الملفات والمجلدات وفق نظام واضح.

• التصنيف والوسم لتسهيل الوصول.

إصدار الوثائق وتوزيعها

• خطوات إصدار الوثائق الرسمية.

• أساليب التوزيع والمتابعة.

• حفظ نسخ احتياطية وضمان السرية.

مراجعة الوثائق وتحديثها

• آليات المراجعة الدورية للوثائق.

• توثيق التغييرات وإصدار النسخ الجديدة.

• معايير الاعتماد قبل التوزيع.

التخزين والحفظ الآمن للوثائق

• أساليب التخزين الورقي والإلكتروني.

• حماية الوثائق من التلف أو الضياع.

• تنظيم الأرشيف لضمان سهولة الاسترجاع.

الرقابة والتدقيق على الوثائق

• خطوات التفتيش الداخلي للوثائق.

• التحقق من الامتثال للإجراءات والمعايير.

• إعداد تقارير الرقابة والتدقيق.

التعامل مع الوثائق غير الصالحة أو الملغاة

• إجراءات إلغاء الوثائق القديمة أو التالفة.

• التأكد من عدم استخدام النسخ غير المحدثة.

• حفظ السجلات الخاصة بالوثائق الملغاة.

التحسين المستمر لإدارة الوثائق

• تحليل العمليات وتحديد نقاط الضعف.

• تطوير الإجراءات بناءً على الملاحظات.

• دمج أفضل الممارسات في نظام الوثائق.

تطبيق متطلبات ISO في المؤسسات

• ربط إجراءات الوثائق بالمعايير الدولية.

• ضمان الامتثال وتحقيق الجودة المؤسسية.

• تقييم أثر التحكم الفعال في الوثائق على الأداء العام.