مراقبة الوثائق وإدارة السجلات

لمحة عامة

في دورة "مراقبة الوثائق وإدارة السجلات"، سيكتشف المشاركون أسباب عدم كفاءة عمليات الوثائق، مما يعمق فهمهم لتأثيرها على سير العمل. بموجب هذه الإبحارات، سينغمس المشاركون في مجموعة دقيقة ومختارة بعناية من أفضل الممارسات، مما يمكّنهم من تصميم استراتيجيات شركات فعّالة من حيث التكلفة وتوجهاتها نحو المستقبل. من خلال تبني هذه الممارسات، سيقود المشاركون عملية التحول نحو المكاتب الخالية من الورق، مما يوفر ليس فقط الموارد، بل يحمي أيضًا نزاهة الوثائق ويضع منظماتهم على مسار المستقبل.

ومن خلال استخلاص الرؤى من تحليلات إدارة المحتوى والسجلات (ECM)  وإدارة المعلومات في المؤسسة (RIM) ، سيتم تجهيز المشاركين لتوجيه مؤسساتهم من خلال التحول بثقة.

هذه الدورة هي فرصة للإنطلاق في رحلة تعيد تشكيل أساليب الوثائق، معززةً كل من مهارات الفرد ونجاح المؤسسة.

المنهجية

تعتمد منهجية هذه الدورة التدريبية على عروض تقديمية من قِبَل المدرب، مقاطع فيديو و أعمال جماعية لشرح مفاهيم التحكم في المستندات الرئيسية. 

أهداف الدورة

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

• التعرف على العوامل الأساسية التي تسهم في عدم الكفاءة داخل عملية التوثيق.
• إستخدام أساليب مثبتة لإدخال استراتيجية فعّالة من حيث التكلفة ومستدامة للمستقبل للتوثيق تساعد في تحقيق مكتب خالٍ من الورق.
• تنسيق عمليات إدارة التغيير المتعلقة بالتوثيق، باستخدام المعرفة من تحليلات الشركات لإدارة المحتوى المؤسسي (ECM) وإدارة السجلات والمعلومات (RIM).
• تطوير مفهوم شامل لحالات التوثيق التقني الهامة من وجهات نظر متعددة.
• نشاء وتنفيذ عملية مشروع التوثيق من البداية إلى الانتهاء وفقًا للإجراءات المعتمدة.

الفئات المستهدفة

هذه الدورة مصممة لكل من يحتاج إلى تنفيذ وتدبير أي نوعٍ من المستندات؛ بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصرعلى المستندات المتعلقة بالمشتريات أوالمستندات التشغيلية أو الإدارية أو القانونية. 

الكفاءات المستهدفة

• مراقبة الوثائق
•  إدارة السجلات
• تصميم السياسات
• إدارة المشاريع
• مراقبة الجودة