دورة حول إدارة المكتب - الأدوار والمهارات

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:

• مفهوم السكرتارية وأهميتها
• أهمية العمل المكتبي ووظائف الإدارة المكتبية.
• مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري
• والسكرتير التنفيذي.
• مهارات الاتصال.
• إدارة الوقت وتحديد الأوليات.
• تنظيم الاجتماعات وتنظيم السفريات.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.
• البيئة المادية في المكتب الحديث.
• المكتب المعاصر، تكنولوجيا المكاتب.

مهارات الاتصال وفن التحاور:

• مفهوم واهمية الاتصال.
• عناصر الاتصال.
• أنواع الاتصالات.
• الاتصالات اللفظية وغير اللفظية.
• اتكيت التواصل والحوار مع الاخرين باستخدام كافة الوسائل.
• الأساليب الحديثة واستخدام التكنولوجيا في تعزيز التواصل والحوار والعلاقات.

الطرق الفنية في ترتيب الأوراق والمستندات:

• مكانة الوسائل المكتبية في تسجيل المستندات.
• سمات موظفي التسجيل.
• العلاقات مع الرسائل المكتبية.
• نشأة ومرحلة المستندات.
• نهج الإطلاع علي التسجيلات.
• التوزيع والحماية والترتيب.
• تسجيل واسترداد الرسائل والمستندات.
• فصل ونقل وهلك التسجيلات.
• الإختصاصات والأدوات المتطورة في نطاق التبادل والتسجيل والإسترداد.

إعداد التقارير والمراسلات:

• معني الرسائل والبيانات وأنواعها.
• مكانة البيانات للإدارة.
• الطاقات والقدرات الضرورية لتطور الكتابة والقراءة.
• سمات وحصص البيانات الجيدة.
• طريقة كتابة الرسائل والبيانات.
• الصور التوضيحية في البيانات.
• الحاسب الآلي وإظهار الرسائل والبيانات.
• العيوب السائدة في كتابة الرسائل والبيانات.

 قدرات السكرتارية المتطورة:

• واجب المعاون الإداري في المؤسسة وصفات المعاون الإداري
• قدرات الإتصال في مكاتب السكرتارية
• تجهيز لائحة الإنجاز وسجل اللقاءات وترتيب السفريات
• ترتيب الشغل المكتبي : المواعيد, الوقت, تنظيم الأعمال وفقا للأسبقية
• العلاقة مع الآخرين وتأثير الشغل في مكاتب السكرتارية
• تسهيل تدبيرات الشغل المكتبي والإستعمال الناجح للهاتف
• السكرتارية العملية
• استعمال الأدوات والعمليات والمعدات المكتبية المتطورة

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:

• الواقعية الإدارية المكتبية
• اختصاصات  والتزامات وصفات مدير المكتب والمعاون الإداري والسكرتير المباشر
• قدرات الأتصال
• تنظيم الوقت وتعيين الأولويات
• ترتيب اللقاءات وترتيب السفريات
• التفاعل مع المكالمات الهاتفية ومع الزائرين
• العوامل المادية في المكتب الحديث
• الرسائل والبيانات والدفاتر الداخلية
• الإعدادات والأختصاصات المكتبية
• بينة العمل والتدبيرات المكتبية

السكرتارية الإلكترونية

• الطرق المتطورة في السكرتارية
• مكانة الأختصاصات المتطورة في أعمال السكرتارية
• بيان المعلومات بالحاسب الآلي
• ترتيب بيانات الأشخاص إلكترونياً
• الترتيب الإلكتروني للمواعيد والأختصاصات في مكاتب السكرتارية
• ترتيب اللقاءات إلكترونياً
• ترتيب التسجيلات والمستندات إلكترونياً
• الترتيب الإلكتروني للمواعيد والإختصاصات في مكاتب السكرتارية
• الإتصالات الإلكترونية (الإنترنت والبريد الإلكتروني)

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والإتيكيت

• معني فن الإتيكيت وأصوله ومكانته في اختصاصات السكرتارية
• العمل بدون توجيه والتقدم الشخصي
• تطوير الأفكار والطرق الملائمة
• قدرات استعمال الهاتف